Umowa powierzenia przetwarzania danych

Obowiązuje od 1 października 2026 r.

Umowa stanowi załącznik do każdej umowy, w ramach której ALCORA WEB utrzymuje dla Klienta stronę z formularzem, chatbota lub agenta AI. Zawierana jest w chwili zawarcia umowy głównej, zgodnie z art. 28 RODO.

§1. Strony i przedmiot

1. Administratorem jest Klient. Podmiotem przetwarzającym jest ALCORA Aleksander Korc, ul. Ignacego Daszyńskiego 5/28, 95-070 Aleksandrów Łódzki, NIP 7322231950, REGON 545297535, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), e-mail: kontakt@alcoraweb.pl.
2. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu i w zakresie potrzebnym do świadczenia usług: utrzymania strony, obsługi formularzy, działania chatbota lub agenta AI oraz przekazywania Administratorowi zapytań od jego klientów.
3. Kategorie osób: klienci i potencjalni klienci Administratora, osoby korzystające z jego strony i chatbota.
4. Rodzaje danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe (e-mail, telefon), treść wiadomości i rozmów, dane techniczne (adres IP, informacje o przeglądarce) oraz inne dane, które osoby te same podadzą w rozmowie. Chatbot nie jest konfigurowany do zbierania danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Jeśli Administrator tego potrzebuje (np. gabinety medyczne), strony ustalają dodatkowe zabezpieczenia na piśmie.
5. Powierzenie trwa przez czas obowiązywania umowy głównej.

§2. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Za takie polecenie uważa się umowę główną i instrukcje przesłane e-mailem.
2. Zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania ich w tajemnicy.
3. Stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS), kontrolę dostępu i uwierzytelnianie dwuskładnikowe do kont usług, ograniczanie przechowywanych danych do niezbędnego minimum i regularne aktualizacje oprogramowania.
4. Pomaga Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania.
5. Zgłasza Administratorowi e-mailem każde naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego wykrycia.
6. Udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyt, zapowiedziany z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w formie odpowiedzi na pytania pisemne lub — jeśli to konieczne — kontroli przeprowadzonej przez audytora zobowiązanego do poufności.
7. Treści rozmów przechowuje nie dłużej niż 90 dni, chyba że Administrator poleci inaczej. Po zakończeniu umowy głównej usuwa albo zwraca Administratorowi wszystkie dane, w terminie 30 dni, chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie.

§3. Dalsze powierzenie

1. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podmiotów podprzetwarzających wymienionych poniżej. O zamiarze dodania lub zmiany podmiotu Podmiot przetwarzający informuje e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem. W tym czasie Administrator może zgłosić sprzeciw, a jeśli strony się nie porozumieją — wypowiedzieć umowę główną bez dodatkowych kosztów.
2. Podmiot przetwarzający nakłada na podprzetwarzających te same obowiązki ochrony danych i odpowiada za ich wykonanie wobec Administratora.

§4. Obowiązki Administratora

1. Administrator odpowiada za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania i za poinformowanie osób, których dane dotyczą (np. w polityce prywatności na swojej stronie). Usługodawca może przygotować wzór takiej klauzuli.
2. Administrator nie wprowadza do bazy wiedzy chatbota danych osobowych, które nie są potrzebne do jego działania.

§5. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i umowę główną. W razie sprzeczności postanowienia tej umowy mają pierwszeństwo w zakresie ochrony danych osobowych.